Guide Soumissions

Ce guide vous montre pas à pas comment utiliser Art Construction Soumissions : publier un appel d’offres et comparer les offres (architectes et maîtres d’ouvrage), répondre en ligne (entreprises), ou demander gratuitement des devis pour vos travaux (particuliers).

Soumissions se trouve à l’adresse art-construction.ch/soumissions. Vous vous connectez avec votre compte Art Construction, le même que pour les autres logiciels. Toutes les images viennent de la version actuelle, avec les comptes de démonstration : vous pouvez les essayer vous-même, sans rien installer.

Pour tous

1. Première visite

1La page d’accueil

La page d’accueil présente les deux espaces : l’Espace professionnel pour les appels d’offres et l’espace Particuliers pour les demandes de devis. Le menu en haut donne accès aux tarifs et à ce guide. Le sélecteur de langue propose 12 langues.

2Se connecter

Cliquez sur Se connecter. Vous utilisez votre compte Art Construction : pas de nouveau mot de passe. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez le créer gratuitement depuis cette page.

3Essayer avec la démonstration

Le bouton Démonstration ouvre trois comptes d’essai : bureau d’architectes, entreprise et particulier. Vous pouvez tout regarder, mais rien n’est enregistré. La démonstration est remise à neuf chaque nuit.

4Dire ce que vous faites

À la première visite, cochez ce que vous faites : architecte ou maître d’ouvrage, entreprise, fournisseur ou particulier. Vous pouvez cocher plusieurs cases et les changer plus tard (Modifier mes rôles). Les professionnels indiquent aussi le nom et le lieu de leur bureau ou entreprise, puis cliquent sur Continuer.

Choix des rôles et coordonnées du bureau

2. Mon espace

5Le tableau de bord

Mon espace résume tout ce qui vous concerne : vos projets et appels d’offres en cours, les dates limites, les nouvelles offres et les messages. Les entreprises y trouvent aussi l’onglet des demandes de particuliers.

Architectes et maîtres d’ouvrage

3. Projets

6Créer un projet

Un projet regroupe tous les appels d’offres d’un même chantier. Dans Projets, cliquez sur Nouveau projet puis indiquez son nom, sa référence et son adresse. L’adresse place le projet sur la carte, pour que les entreprises de la région le trouvent.

7Les appels d’offres du projet

La page du projet liste ses appels d’offres, un par lot CFC, avec leur état. Cliquez sur Nouvel appel d’offres pour en ajouter un. Vous pouvez aussi donner accès au projet à vos collègues.

Page du projet et bouton Nouvel appel d’offres

4. Créer et publier un appel d’offres

8Le résumé

Choisissez le lot CFC, le titre et la procédure : sur invitation (seules les entreprises invitées répondent), sélective (les entreprises se portent candidates, vous choisissez) ou ouverte (toutes les entreprises peuvent répondre). Fixez la date limite des offres et celle des questions.

Résumé de l’appel d’offres, date limite des offres

9Publier

Préparez les onglets suivants (documents, descriptif, formulaire), puis cliquez sur Publier. Les entreprises invitées reçoivent alors un e-mail dans leur langue, avec un lien direct vers le dossier.

5. Documents

10Déposer les documents

Dans l’onglet Documents, déposez les plans, le cahier des charges et les autres pièces, classés par catégorie. Si vous remplacez un document, l’ancienne version est gardée et les entreprises sont averties. Les entreprises téléchargent tout d’un coup avec Dossier complet (ZIP).

6. Descriptif

11Les chapitres et les postes

Dans l’onglet Descriptif, saisissez la liste des postes à chiffrer : numéro, libellé, quantité et unité, regroupés en chapitres. Vous pouvez aussi télécharger le modèle Excel, le remplir et l’importer. Les entreprises donnent un prix unitaire pour chaque poste.

Tableau du descriptif, chapitres et postes

7. Formulaire et préqualification

12Questions et attestations

Ajoutez les questions posées dans l’offre (délai d’exécution, références, garanties…) et indiquez si la réponse est obligatoire. Dans Préqualification, demandez les attestations utiles : assurance responsabilité civile, extrait du registre du commerce, attestation AVS… Une offre incomplète est signalée comme non conforme.

Questions posées dans l’offre et préqualification

8. Inviter les entreprises

13Inviter

Dans l’onglet Entreprises, choisissez des entreprises dans l’annuaire (filtré par métier CFC et par région) avec Inviter depuis l’annuaire, ou invitez une entreprise par son adresse e-mail. Elle n’a pas besoin de compte pour consulter le dossier.

14Suivre les réponses

Le tableau montre où en est chaque entreprise : invitée, a consulté, offre déposée ou a décliné (avec son motif). Des rappels automatiques partent avant la date limite.

9. Questions des entreprises

15Répondre aux questions

Dans l’onglet Questions, les entreprises posent leurs questions sans voir qui les pose. Vous répondez à tous en même temps : toutes les entreprises reçoivent la même information. Dans Réglages du forum, vous pouvez fermer les questions à une date.

10. Comparer et adjuger

16Le récapitulatif

Les offres sont scellées : personne ne peut les voir avant la date limite, pas même vous. Ensuite, l’onglet Offres les classe par prix : total net hors taxes (après rabais et escompte), total TTC, écart avec la meilleure offre et conformité. Les boutons Excel et PDF exportent le comparatif.

17Poste par poste

Le comparatif poste par poste met les prix des entreprises côte à côte, avec la moyenne. Le prix le plus bas de chaque poste est en couleur et l’écart avec la moyenne est indiqué en pourcentage. Les erreurs de calcul sont contrôlées automatiquement.

18Offres révisées et adjudication

Si besoin, ouvrez un tour d’offres révisées pour les entreprises de votre choix, avec une nouvelle date limite. Puis choisissez l’offre retenue, indiquez le motif et cliquez sur Établir la demande d’adjudication. L’appel d’offres est alors verrouillé. Vous obtenez le document d’adjudication en PDF et vous pouvez envoyer les lettres aux entreprises retenue et non retenues.

11. Journal

19Toutes les étapes, avec la date

L’onglet Journal enregistre chaque étape : création, documents, publication, invitations, consultations, offres, clôture. Vous savez toujours qui a fait quoi, et quand.

Entreprises

12. Répondre à un appel d’offres

20Mes mandats

Dans Mon espace, la liste Mes mandats montre les appels d’offres auxquels vous êtes invité ou candidat, avec la date limite et l’état de votre offre. Vous pouvez aussi ouvrir le lien reçu par e-mail.

21Le dossier

Ouvrez l’appel d’offres pour lire le résumé et télécharger les documents, un par un ou avec Dossier complet (ZIP). Si vous ne souhaitez pas répondre, déclinez en indiquant le motif : le mandant est informé.

22Saisir les prix

Dans l’onglet Offre, saisissez le prix unitaire de chaque poste : les montants et le total se calculent seuls. Indiquez le rabais et l’escompte, répondez aux questions et joignez les attestations demandées.

23Déposer l’offre

Cliquez sur Déposer mon offre. Vous recevez une confirmation. Jusqu’à la date limite, vous pouvez modifier ou retirer votre offre ; elle reste scellée jusqu’à cette date.

24Poser une question

Dans l’onglet Questions, cliquez sur Poser une question. Votre nom n’est pas montré aux autres entreprises ; la réponse du mandant est envoyée à toutes.

13. Trouver des appels d’offres

25Rechercher et créer une alerte

Rechercher des appels d’offres liste les appels d’offres ouverts et sélectifs. Filtrez par mot-clé ou localité, métier CFC, canton, montant estimé ou date limite. Cliquez sur Créer une alerte pour recevoir un e-mail à chaque nouvel appel d’offres qui correspond.

26Sur la carte

Le bouton Carte affiche les chantiers sur la carte de Suisse. Cliquez sur un point pour ouvrir l’appel d’offres.

14. Profil de l’entreprise

27Vos métiers

Dans Mon organisation, complétez votre fiche : coordonnées, métiers (CFC), régions, photos de réalisations. Les mandants vous trouvent dans l’annuaire grâce à ces métiers. Vous pouvez aussi inviter vos collègues dans l’équipe.

28Le badge « vérifié »

Déposez vos documents (registre du commerce, assurance). Après contrôle par notre équipe, votre entreprise reçoit le badge vérifié. Il est obligatoire pour répondre aux demandes des particuliers.

15. Demandes aux fournisseurs

29Demander des prix de matériaux

Dans Matériaux, cliquez sur Nouvelle demande aux fournisseurs : décrivez les matériaux et les quantités, puis choisissez les fournisseurs. Leurs réponses arrivent au même endroit, prêtes à comparer.

16. Demandes de particuliers

30La liste des demandes

L’onglet Demandes de particuliers montre les demandes de devis de votre région et de vos métiers. Filtrez par type de travaux, commune, distance ou budget. Chaque demande est contrôlée par notre équipe avant d’être publiée. Les coordonnées du particulier restent cachées.

17. Faire une offre à un particulier

31Mon offre

Ouvrez une demande. Dans Mon offre, indiquez votre prix TTC, le délai et vos remarques, et joignez un devis détaillé. Si vous devez voir les lieux, cochez Je souhaite visiter avant de donner un prix. Chaque demande reçoit au maximum 5 offres. Vous pouvez poser une question publique ou écrire au particulier. Ses coordonnées vous sont données s’il vous choisit.

Particuliers

18. Demander des devis

32Le type de travaux

Dans l’espace Particuliers, cliquez sur Nouvelle demande puis choisissez le type de travaux : peinture, salle de bain, cuisine, toiture… C’est gratuit et sans engagement.

33Décrire les travaux

Décrivez votre projet en quelques phrases et répondez aux questions proposées (surface, délai, budget…). Vous pouvez ajouter des photos : les entreprises chiffrent plus juste.

34Vos coordonnées

Indiquez le lieu des travaux et vos coordonnées. Elles sont protégées : seule l’entreprise que vous choisirez les verra. Envoyez la demande : notre équipe la contrôle puis la publie.

19. Mes demandes

35Suivre vos demandes

Mes demandes liste vos demandes avec leur état (en vérification, publiée, entreprise choisie) et le nombre d’offres reçues. Vous recevez un e-mail à chaque nouvelle offre.

20. Comparer et choisir

36Les offres reçues

Les offres s’affichent côte à côte : prix, délai, remarques et avis des autres clients. Seules des entreprises vérifiées peuvent répondre. Cliquez sur le nom d’une entreprise pour voir son profil et ses réalisations, ou sur Messages pour lui écrire.

37Choisir une entreprise

Cliquez sur Choisir cette entreprise. Elle reçoit vos coordonnées pour organiser les travaux ; les autres sont informées. Une fois les travaux terminés, vous pourrez laisser un avis.

21. Bon à savoir

Vos données et vos documents restent en Suisse (Zurich).
Le bouton Mode d’emploi, en haut de chaque écran, ouvre directement le bon chapitre de ce guide.
Les e-mails sont envoyés dans la langue de chaque destinataire.
Les éléments supprimés sont gardés 90 jours dans la corbeille avant d’être effacés.
Vous pouvez télécharger toutes les données de votre organisation depuis Mon organisation.
Une question ? Cliquez sur Demande d’aide, en haut de la page, ou écrivez à soumissions@art-construction.ch.

Soumissions